Sync.X - Получение файлов из почты (email)

Перейдите во вкладку вверху Автоматизация / внизу Sync.X

Для настройки добавьте новое задание с типом [EMAIL] Получение прайсов из E-mail или откройте существующее, если прайсы у вас уже забираются из почты, и нужно только добавить еще один прайс для получения.

Open

Если у вас несколько почтовых ящиков, то нужно добавить несколько таких заданий. Одно задание - один почтовый ящик. Добавлять на каждого поставщика отдельное задание не нужно, все поставщики должны быть в одном задании, если они приходят на одну и ту же почту.

Введите название задания, при добавлении и нажмите Сохранить.

Open

Откройте Настройки задания и заполните информацию, необходимую для подключения к почтовому ящику.

Подключайтесь к ящику через IMAP.

Сервер – сервер на котором расположен ваш почтовый ящик

Порт – порт

Пользователь – почтовый аккаунт

Пароль – пароль к почтовому ящику

Тип подключения – здесь выбирается способ подключения к почтовому ящику для получения почты (POP3 или IMAP). IMAP - предпочтительная настройка, некоторые функции могут не работать с POP3.

Шифрование – выбирается протокол шифрования если нужно.

Дата письма / Время письма – дата и время последнего полученного письма данной настройкой (содержащего прайс подходящий под настройки задания).

Какие настройки нужно вводить конкретно для вашего почтового ящика - мы не знаем, ищите это в гугле или в техподдержке почтового сервиса, которым пользуетесь. Вопрос можно задавать "Как настроить подключение к почтовому ящику через Outlook"

Пример настройки подключения к некоторым почтовым сервисам:

Добавление прайса для получения из почты

1. Добавить нового поставщика

В окне настроек в таблице с поставщиками нажать кнопку Добавить в левом нижнем углу

2. Ввести настройки поставщика

Заполнить следующие поля:

Название поставщика - ввести название поставщика (любое, чтобы вы понимали что это за поставщик)

От кого пришло письмо – в этом поле вводится адрес или несколько адресов (через точку с запятой), с которых поставщик присылает вам прайсы – поле обязательно для идентификации. Можно вводить знак звездочки вместо каких-то изменяющихся значений, например, если вам шлют с разных адресов одного домена можно ввести адрес *@postav.ru

Текст в теме письма – текст, который должен быть в теме письма, чтобы считать что это письмо с прайсом (можно не заполнять). Вместо изменяющегося текста можно вводить символ ‘*’ (звездочка). Например, поставщик присылает прайс в письме с темой «Остатки на 23.02.2014» - в указанной настройке можно ввести «Остатки*», чтобы программа проверяла только слово Остатки независимо от даты, которая написана после этого слова. Звездочки писать обязательно, так как если написать просто Остатки, то программа распознает только письмо, в котором в теме написано Остатки и нет никакого другого текста.

Текст в письме – для идентификации нужного письма можно использовать так же слова поиска в самом теле письма. Каждая фраза/слово вводятся с новой строки. Если введено несколько слов/фраз, то для идентификации все они должны присутствовать в тексте письма. В примере на скриншете в письме, в любом его месте, должны присутствовать оба слова «123» и «тест».

Ниже расположена таблица с настройками сохранения полученных прайсов.

3. Ввести настройки файла, который нужно сохранить из письма

Добавьте новый файл (кнопка "Добавить" в левом нижнем углу таблицы) и заполните настройки:

Акт. – флаг, который можно убрать, если данный файл временно не нужно забирать из почты. Если флаг установлен – прайс сохраняется, не установлен – не сохраняется.

Название архива – нужно заполнить, если прайс или несколько прайсов приходят в архиве. Здесь так же можно использовать * (звездочку), чтобы отбросить изменяющуюся часть названия архива.

Пароль – пароль к архиву, если архив запаролен.

Название файла – название прикрепленного к письму файла (или файла в архиве), который будет считаться прайсом (вместо изменяющихся частей - звездочки, например, если прайс называется price_12_01_2016.xlsx то здесь вводите price_*.xlsx).

В шаблоне названия файла можно вводить так же знак вопроса “?”, который означает, что в этом месте должен быть какой-то один любой символ.

* (звездочка) - в этом месте любое количество любых символов

? (вопрос) - в этом месте любой один символ.

Пример для названия файла Шинный дом 19.02.24.xlsx

Так же можно вводить слова исключения или слова, которые обязательно должны быть в названии файла, пример:

шаблон выше указывает, что нужно из письма взять файл, у которого шаблон Excel*.zip

при этом в названии файла должны присутствовать слова “опт” и “москва” и отсутствовать слово “ижевск”.

Слова указываются после шаблона названия, после знака вертикальной черты “|”. Разделитель между словами точка с запятой. Слова, которые должны быть, указываются со знаком плюс (+), которые должны отсутствовать - со знаком минус (-)

Сохранить в файл – путь к файлу на диске, в который будет сохранен полученный прайс, путь вводится вручную (или копируется), например D:\Quad Solutions\files\2_ price\поставщик.xls (расширение вводимого вами файла, например XLS, должно совпадать с расширением файла из письма)

Последнее письмо – дата/время последнего полученного письма, которое содержало данный прайс поставщика (эта дата заполняется программой и вы ее поменять не можете).

Проверка получения прайса

После того, как добавили настройку, нужно запустить задание и посмотреть получает ли программа прайс с вашими настройками.

Для этого, если задание уже запущено, его нужно остановить, чтобы в колонке статуса было пусто (если задание запущено, то в этой колонке обычно иконка часиков или синяя стрелка)

В настройке задания получения почты перевести дату назад (это нужно делать каждый раз, после того как вы исправляете настройки и пробуете получить почту), так, чтобы она была раньше даты когда пришел нужный прайс на вашу почту. Например, если поставщик прислал вам прайс 21/12/2019 в 12:00 установите эту дату на 20/12/2019 и сохраните настройки задания, закройте окно настроек.

Запустите принудительно задание получения почты, если настройки верные, то будет получено письмо и вы увидите всплывающее сообщение с информацией об этом. Проверьте после этого файл прайса, который сохранила программа в указанную вами папку, файл должен открываться в экселе без ошибок.

Результаты выполнения можно посмотреть здесь:

Если какие-то прайсы получены, вы увидите такие сообщения во вкладке Информация: